三级档案即能够突出各校少先队大队活动特色的档案,由各少先队大队保管,根据学校情况自订保管年限。包括:主题教育活动资料、其他特色活动记录、中队工作情况记录等。
附加档案:指有关少先队活动的音像资料
以上档案的分类方法可根据学校大队的实际情况而定。
(三)区少工委规定,要求各校少先队档案要做到以下三点:
1、规范。档案一般需打印,如果是学生稿件,需原始材料,可以用作文纸、信纸贴在与本档案相同大小的纸上,要用钢笔或签字笔书写。
2、完整。档案要及时进行整理,确保每项档案的完整,每学年装订一次,一级档案要上交学校档案室。
3、准确。每项档案要确保准确无误。
三、规范少先队档案工作的方法
少先队档案资料是对前一时期少先队工作的真实记录与全面总结,对后续工作有着重要的指导意义。区少工委每年对各校少先队工作进行调研,其中一项就是对档案工作的检查。各校少先队大队互相学习、取长补短。辅导员们在整理少先队档案时,可以做到以下几个步骤:
(一)及时。开展完活动后,尽快将活动情况形成文字资料,收齐,不能随便乱放导致散失。要将活动档案及时的按种类、名称、级别等分类,进行初步整理并分册放置,待订;
(二)全面。凡是活动中的资料,如大会的议程、相关人员的发言稿件以及一些必要的参考材料等,都应完整齐全地放进档案盒,以便真实客观地反映和记录活动的整体情况;
(三)排序。将相同种类、内容的档案按时间顺序,把每年、每月、每个活动的情况排好顺序,进行再次整理、细分;
(四)装册。将整理好的档案装订成册,或者是按档案类别编号装入档案盒;
(五)成档。在汇编成册或档案盒的首页上写清档案的目录,需保存的年限等,在末页上写清立卷人和立卷时间,便于查找。
四、规范少先队档案工作的应用
档案的建立不是为了将其束之高阁,而是应该通过建立一些制度,充分地发挥其作用。少先队档案进行分类管理,建档立案后,还应设立专门的档案橱存放。便于有关人员的管理、查阅。
(一)传统纸质档案的使用